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Bien que les voyages d'affaires ne devraient pas reprendre avant le milieu de l'année prochaine, les gestionnaires de voyages ont travaillé avec diligence pour préparer son retour. Beaucoup ont complètement reconfiguré leurs considérations sur le devoir de diligence et leurs processus d'approbation des voyages, et sont déjà en plein dans les appels d'offres de la saison 2021 pour l'année prochaine. Voici quelques considérations importantes pour les hôtels qui prévoient une reprise dans le segment commercial:

Comprendre le nouveau devoir de diligence et les politiques de voyage

Dans un récent sondage GBTA, 56% des professionnels de l'achat de voyages affirment que leurs politiques de voyage ont changé. En plus des règles plus strictes sur les normes de propreté, de nombreux acheteurs de voyages d'affaires resserrent également les règles sur les processus d'approbation et de réservation. Certains d'entre eux incluent:

  • Nouvelles règles sur les autorisations avant le voyage
  • Communications ou briefings avant le voyage plus fréquents ou détaillés
  • Collecte d'informations sur la santé des voyageurs des employés, telles que l'exposition aux virus et les conditions préexistantes
  • Clarifier ou modifier les règles concernant les crédits de billets et les billets inutilisés (principalement pour les réservations de vols)
  • Nouvelles règles sur le transport terrestre et les canaux de réservation

Des pays comme l'Allemagne ont même intégré de telles politiques dans la loi. Les voyageurs des entreprises allemandes doivent maintenant avoir une déclaration de leur employeur, une demande d'urgence du client ou du partenaire commercial, une auto-divulgation de leur état de santé, un test COVID-19 négatif et un certificat d'enregistrement A1 et UE. Ces restrictions garantiront que la demande de voyages d'affaires restera principalement domestique pour les trimestres à venir, avec quelques voyages interrégionaux entre les pays voisins. Cependant, alors que les niveaux de pandémie commencent à se stabiliser, nous pourrions voir des gouvernements et des entreprises travailler ensemble sur des solutions telles que des couloirs de voyage et des tests COVID rapides, qui peuvent aider à ramener les voyages internationaux à des niveaux plus élevés.

Pour les hôtels, le message autour du devoir de diligence doit rester fort pour maintenir la confiance des acheteurs de voyages. Les gestionnaires de voyages d'entreprise ont besoin d'informations aussi détaillées que possible sur le respect des pratiques de propreté et d'assainissement, en particulier si les hôtels participent à un programme d'inspection et de certification par un tiers.

Naviguer dans la saison des appels d'offres 2021

Avec la saison 2021 pour les appels d'offres d'entreprise en cours, nous constatons les tendances suivantes chez Pegasus:

  • 1% des sociétés demandent des taux de commission dans l'année à venir;
  • 5% demandent une extension de tarif de 2020 avec un double tarif dynamique, qui est un tarif flexible qui affichera soit le taux négocié par l'entreprise, soit une remise dynamique de 10 à 20% en dessous de BAR, selon le plus bas;
  • 23% des entreprises demandent que le taux 2020 soit prolongé jusqu'à la fin de 2021;
  • 71% des entreprises ou des entreprises mènent un processus complet de demande de propositions, certaines demandant les mêmes niveaux de taux que 2020 et d'autres demandant jusqu'à 15% de réduction sur les tarifs de la saison 2020.

Les entreprises qui lancent des appels d'offres complets semblent utiliser le processus pour recueillir de nouvelles informations sur les politiques de santé et le devoir de diligence, les hôtels devront donc avoir ces informations à portée de main.

Les hôtels devraient planifier leurs appels d'offres pour la saison 2021 avec un œil sur l'avenir. La reprise devrait être lente, nous prévoyons que les programmes 2022 pourraient diminuer considérablement, de sorte que les hôtels qui ne font pas partie d'un programme d'entreprise pour 2021 pourraient ne pas être en mesure de revenir avant 2-3 ans.

Les hôtels doivent également s'assurer que les descriptions de tarifs d'entreprise sont à jour. Vérifiez vos canaux CRS et GDS et affichez vos plans tarifaires comme si vous étiez un voyageur. Cela représente-t-il votre valeur? Quelles commodités offrez-vous actuellement au client? Envisagez des avantages supplémentaires que vous pouvez offrir, tels que de l'eau en bouteille, des rabais sur la blanchisserie et des rabais sur la nourriture et les boissons.

À l'heure actuelle, la priorité numéro un des entreprises clientes est la flexibilité des annulations. Les clients doivent pouvoir annuler les réservations à tout moment en raison des modifications des restrictions de voyage. Des sites de surveillance tels que le CDC, l'IATA et Reopen EU peuvent être utiles pour détecter d'éventuelles annulations de dernière minute, afin que vous ayez la possibilité de revendre la salle ailleurs.

Définition de votre stratégie tarifaire d'entreprise

Il peut être tentant de laisser tomber BAR pour essayer de relever le plus possible vos taux d'occupation, mais cela peut être préjudiciable à long terme. Si vous comptez sur le retour des affaires de l'entreprise, l'abandon de BAR peut avoir un impact négatif sur votre processus de passation de contrats d'entreprise. Il existe des centaines d’outils surveillant le BAR moyen de votre hôtel au cours de l’année, ce qui constitue le point d’ancrage des négociations tarifaires.

Par exemple, si vous diminuez BAR de 35 à 40% et que vous êtes contracté en 2021 avec ces taux réduits, il faudra peut-être encore trois ou quatre ans pour que les taux remontent. Les renouvellements de contrat peuvent permettre une augmentation de 2,5 à 7,5% avec de fortes négociations, mais il sera presque impossible de revenir aux niveaux de 35 à 40% à vos niveaux de BAR de 2019 d'ici un an.

Si possible, essayez de maintenir vos tarifs et appliquez plutôt des remises pour vendre des stocks en difficulté. En emballant votre offre ou en vendant sur des canaux opaques tels que Priceline, vous pouvez masquer la réduction afin qu'elle n'affecte pas vos négociations tarifaires d'entreprise. L'inclusion de valeur ajoutée telle que les remises sur la nourriture et les boissons peut également vous aider à générer des revenus supplémentaires.

Construire des relations à long terme

Il est maintenant temps de présenter votre hôtel à vos principales entreprises clientes pour démontrer à quel point vous appréciez la relation avec eux. Ne vendez pas seulement votre hôtel en fonction du tarif, pensez à la valeur globale que vous pouvez offrir à vos clients, en particulier en termes de normes élevées en matière de devoir de diligence, ainsi que des équipements et services supplémentaires que vous pouvez fournir. Travaillez directement avec les gestionnaires de voyages pour bien comprendre leurs besoins et leurs préoccupations, afin que vous puissiez adapter votre offre en conséquence. La mise en place de relations solides à long terme sera la clé du retour des voyages d'affaires.

Vous souhaitez en savoir plus sur les stratégies des entreprises et des consortiums pour la reprise? Inscrivez-vous à notre webinaire L'évolution des voyages d'affaires pour afficher un enregistrement complet.

Alexander Ryll

Alexander Ryll

Membre du comité hôtelier de GBTA Europe, Alexander Ryll est le directeur mondial des ventes aux entreprises basé à Londres, gérant un portefeuille de plus de 400 entreprises clientes internationales pour le compte du portefeuille d'hôtels Pegasus (anciennement sous la marque Utell).

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